Anm.: Administrationens protokol over indkomne sager til Sognerådet. Journalerne er ført kronologisk med et register i alfabetisk orden. Hver udgående sag får et journalnr., der fremgår af skrivelsen. I Sognerådets/sekretariatets journal får den borger eller institution, som sagen drejer sig om, en konto, af hvis tekst det fremgår, hvordan sagen er behandlet. Sager som kommunen starter op, er registreret under den myndighed, der kører sagen fx Det sociale udvalg, Vejudvalget osv. Indeholder oplysninger om sagens indhold og administrative behandling. Sagerne er tildelt fortløbende journalnumre begyndende hvert år.
Arkivsystemet blev etableret af kæmner M. Olsen ved Herlufsholm kommunekontors oprettelse midt i 1920erne (Kilde: journalnr. D.457. 54/55. Kopi af kæmner Aksel Pedersens beskrivelse af arkivsystemets anvendelse og overgangen til DK-systemet i 1957 findes under 10/9. Original under journalnr. D. 457. 54/55, 10/41).
