Om søgning i arkiver
At søge i arkiver er anderledes end at søge i et bibliotek. Få styr på nogle af de vigtigste fagudtryk og principper her.
Ligger som det blev skabt
Arkivalier organiseres efter den myndighed, institution, virksomhed eller person, der har skabt arkivalierne. Som udgangspunkt fastholder arkiverne også den orden, som materialet oprindeligt lå i.
Det kaldes proveniensprincippet og det er vigtigt at vide for at forstå dit søgeresultat.
Myndigheden, institutionen, virksomheden eller personen, der har skabt arkivet, kaldes en arkivskaber, men i Arkivfinder er det forkortet til skaber.
Det er ofte helt centralt for din søgning at finde skaberen og vide hvilket formål arkivalierne oprindeligt havde. Det er en vigtig forudsætning både for at finde og for at forstå indholdet i arkivalierne.
Det du leder efter, hedder måske noget andet
Arkivalier er blevet til i en anden sammenhæng, end det vi bruger materialet til i dag.
Det der i dag er historiske arkivalier, var engang en del af det daglige arbejde for kontorfolk fx i en kommune. Kommunen skabte dokumenter og registre med masser af oplysninger for at have overblik, løse administrative opgaver og for at kunne træffe beslutninger. Og måske er nogle af disse oplysninger det, du søger. Du vil ikke nødvendigvis kunne finde arkivalierne ved at søge på præcis de navne eller de emner, du leder efter. Arkivalierne er nemlig typisk registreret under de gamle betegnelser som kontorfolkene anvendte. -Og man kan ikke søge i selve indholdet i arkivalierne.
Derfor skal du altid spørge dig selv om følgende:
- Hvis du leder efter et emne:
Hvilken skaber, dvs. myndighed, institution, virksomhed eller person, kan have arbejdet med det emne, jeg leder efter? - Hvis du leder efter en person:
Hvilke begivenheder i denne persons liv kan have resulteret i, at nogen skabere kan have skrevet noget ned om det? Og hvilken skaber arbejdede med det emne, som begivenheden drejede sig om?
Arkivets opbygning
Et arkiv er registreret hierarkisk. Følgende strukturer og begreber er gode at kende:
- Et arkiv er altid skabt af nogen – det kaldes skaberen.
- Arkivet består af en række arkivserier, dvs. rækker af nogenlunde ensartede arkivalier. Serierne kan være inddelt i grupper efter emne eller indhold.
- En arkivserie består af en eller flere enheder, der er skabt med nogenlunde samme formål og organiseret efter samme princip, fx årstal, navn eller nummer.
- En enhed er noget du kan bestille. Det er fx en protokol, bog eller kasse med arkivalier.
Arkivfinder tager dig ikke hele vejen
I Arkivfinder søger du i de oplysninger kommunearkiverne har registreret om deres samlinger. Men det er ikke sikkert, at du kan finde det, du leder efter, ud fra disse oplysninger. I mange tilfælde er du nødt til at bruge arkivalier til at finde andre arkivalier.
Forestil dig du leder efter en patientjournal fra et hospital. I Arkivfinder kan du finde en arkivserie med patientjournaler fra hospitalet. Men patientjournalerne ligger i samme orden, som de i sin tid gjorde på hospitalet – og på dette hospital ordnede man dem efter indlæggelsesdato. Men da du ikke kender den dato, patienten blev indlagt, men blot patientens navn, kan du ikke finde den rigtige journal. Hospitalet havde heldigvis også behov for at kunne finde journaler ved hjælp af patienternes navne. Derfor lavede hospitalet et alfabetisk navneregister med oplysninger om patienternes indlæggelsesdato. På den måde kan man finde en navngiven patients patientjournal ved hjælp af navneregistret. Navneregistret er også et arkivalie, som kan findes og bestilles i Arkivfinder. Du kan først bestille den rigtige patientjournal, når du har fundet, bestilt og undersøgt navneregistret.
De arkivalier, der kan bruges til at finde andre arkivalier med, kalder man søgemidler. Søgemidler kan være fx navneregistre, journalplaner, emneregistre og journalkort.
Nogle arkiver har registreret hvilke søgemidler og arkivalier, der hører sammen.
Skiftende navne og arbejdsområder
Omorganiseringer hører ikke kun nutiden til. Gennem tiden har en typisk kommune rokeret rundt på arbejdsområder. Noget er blevet nedlagt og andet er kommet til.
Det betyder, at skabere kan have efterfølgere og forgængere, ligesom skabere kan have fået nye navne.
Skabere kan også have overordnede og underordnede skabere. Hierarkiet afspejler kommunens struktur på et givent tidspunkt.
Nogle arkiver har registreret hvilke skabere, der har afløst hinanden og skabernes interne hierarki.
Man kan også have fundet på nye måder at forvalte et område på.
Tag eksemplet med hospitalet. Her har man fx haft en afdeling, der behandlede to forskellige sygdomme. På et tidspunkt deler man afdelingen op og opretter en ny afdeling, der kun tager sig af den ene sygdom. På den nye afdeling fortsætter man den tidligere afdelings måde at lave patientjournaler med nogle få ændringer. Derfor er den første afdeling forgænger til den nye afdeling og man vil derfor kunne sige at den første afdelings journaler er forgænger til den nye afdelings journaler.
Arkivserier kan altså også have forgængere og efterfølgere. I nogle arkiver er det registreret, så du nemt kan klikke rundt mellem forgængere og efterfølgere i Arkivfinder.
Vær opmærksom på tilgængelighedsfristerne
Arkivalier, der indeholder oplysninger om enkeltpersoners private forhold, er beskyttet af en tilgængelighedsfrist på 75 år. For andet arkivmateriale er fristen 20 år. Oplysninger om bl.a. økonomiske, helbredsmæssige, religiøse, seksuelle og politiske forhold regnes for private.
Det er arkivloven, der fastlægger, hvornår arkivalier er frit tilgængelige, så alle kan bestille og benytte dem på læsesalen.
Du kan søge om tilladelse til at se arkivalier, der er beskyttet af tilgængelighedsfrister. Ansøgningen rettes til det kommunearkiv, der har arkivalierne. Læs mere under det enkelte kommunearkiv eller kontakt arkivet og hør nærmere.
Er der tale om arkivalier, der omhandler dig selv, har du mulighed for at begære indsigt i egne oplysninger. I sådanne tilfælde skal du også rette henvendelse til kommunearkivet, der har arkivalierne.