Ordliste
Se hvad de forskellige fagudtryk betyder.
Arkiv
I Arkivfinder er arkiv betegnelsen for en samling af arkivalier skabt af den samme skaber. I daglig tale bruges ordet arkiv også om arkivinstitutioner som kommunearkiver, stadsarkiver, Rigsarkivet osv.
Se også kommunearkiv.
Arkivalier
Arkivalier er en samlet betegnelse for alle de forskellige materialer, der findes i arkivernes samlinger.
Arkivskaber / Skaber
En arkivskaber er en myndighed, virksomhed, forening eller person, der har skabt et arkiv, dvs. en samling arkivalier. I Arkivfinder er arkivskaber forkortet til skaber.
Arkiveringsversion
En arkiveringsversion er arkiveret data og digitale dokumenter fra et IT-system og består af et dataudtræk kombineret med teknisk og administrativ dokumentation. I Arkivfinder kaldes arkiveringsversioner for digitale arkiver.
Digitalt arkiv
Digitalt arkiv er et andet ord for arkiveringsversion.
Efterfølger
Både skabere og serier kan have efterfølgere. En skabers efterfølger er fx en myndighed, der overtager et arbejdsområde. En series efterfølger er den serie, der viderefører den tidligere series indhold og funktion. Se også forgænger.
Enhed / Bestillingsenhed
En enhed kan være en kasse med kartotekskort eller sager, en protokol eller bog. Enheder kan bestilles. En enhed er en del af en arkivserie.
Forgænger
Både skabere og serier kan have forgængere. En skabers forgænger er fx en myndighed, der tidligere varetog et arbejdsområde. En series forgænger er den serie, der tidligere rummede seriens indhold og funktion. Se også efterfølger.
Forskningsdata
Datasæt til forskningsbrug, hvis indhold stammer fra andre arkivalier. Typisk vil et datasæt indeholde udvalgte oplysninger fra ældre arkivalier. I nogle tilfælde er arkivalierne blevet transskriberet af frivillige eller maskinlæst med automatiske skriftgenkendelsesmetoder som OCR eller HTR.
Gruppe
I store arkiver med mange arkivserier er serierne ofte grupperet med henblik på at give et bedre overblik over arkivets forskellige dele.
Henlæggelsesprincip
Det princip en arkivseries enheder er ordnet efter, fx alfabetisk, kronologisk eller efter et nummersystem. Henlæggelsesprincippet ses under seriens oplysninger og på hvordan enhederne i serien er registreret. Store arkivserier kan have helt op til tre henlæggelses principper.
Fx kan en serie være inddelt efter fødselsår, sygdom og efternavn. Dvs. at arkivalierne først er inddelt efter fødselsår. Under de enkelte fødselsår er arkivalierne så opdelt alfabetisk efter sygdom. Og under hvert fødselsår og sygdom er arkivalierne endelig ordnet alfabetisk efter efternavn. Hvis man leder man efter en bestemt person i denne serie, skal man altså ikke blot kende efternavnet, men også fødselsåret og sygdommen for at kunne finde arkivalierne.
Kender man ikke de oplysninger en arkivserie er henlagt efter, er arkivserien svær at benytte. Heldigvis kan der være lavet andre indgange til serien. Se under søgemiddel.
Indgang
Typisk et register, der kan hjælpe dig med at finde den rigtige enhed i en stor serie.
Indgang er andet ord for søgemiddel. Se også henlæggelsesprincip.
Kommunearkiv
Offentlig arkivinstitution, der er underlagt arkivlovens §7. Kaldes også ofte stadsarkiv. I Arkivfinder kan du søge i forskellige kommunearkivers samlinger.
Medie
Kort, tegning, film eller foto.
Arkiverne har forskellig registreringspraksis. Nogle arkiver har enkeltregistreret deres kort, tegninger, film og fotos som medier. Nogle har enkeltregistreret kort, men ikke fotos. Andre har slet ikke registreret medier. Her vil du i stedet finde enheder, der rummer disse materialer, ofte i større antal. En mediesøgning vil derfor sjældent give dig et fuldstændigt overblik over fx fotos i et arkivs samling.
Protokol
Arkivalie i bogform, der typisk er håndskrevet.
Proveniensprincippet
Det at arkivers samlinger organiseres efter de myndigheder, institutioner, virksomheder eller personer, der har skabt arkivalierne – og at arkivet fastholder den orden, som materialet var i, da det blev skabt.
Serie
En ensartet række af arkivalier under samme arkivskaber, der er ordnet på samme måde. En serie kan bestå af en eller flere enheder. Se også henlæggelsesprincip.
Skaber
En myndighed, institution, virksomhed eller person der har skabt et arkiv. Kaldes også arkivskaber. Se også proveniensprincip.
I Arkivfinder finder du en beskrivelse ved de fleste skabere, der fortæller om hvornår, skaberen eksisterede, hvad skaberen arbejdede med og hvilke oplysninger du kan finde i skaberens arkiv.
Stadsarkiv
Se kommunearkiv.
Søgemiddel
Typisk et register, der kan hjælpe dig med at finde den rigtige enhed i en stor serie.
Et andet ord for indgang. Se også henlæggelsesprincip.
Fx kan en arkivserie med en række beslutninger foretaget i en kommune være registreret fortløbende efter dato. Det er et problem, hvis du leder efter en bestemt type beslutninger, men hvor du ikke kender datoerne for beslutningerne. Men heldigvis havde kommunen samme behov for at kunne genfinde bestemte typer af beslutninger. Derfor skabte kommunen et emneregister over forskellige typer beslutninger med henvisning til datoerne. Registret er med andre ord et søgemiddel til serien af beslutninger.
Et søgemiddel kan fx være et navne- eller emneregister, en journalplan eller lignende. Søgemidler kan være udformet som kartotekskort, dokumenter, protokoller eller være placeret forrest eller bagerst i den protokol, som de er søgemiddel til. I nogle tilfælde skal man bruge flere søgemidler for at finde frem til arkivalierne.
De fleste søgemidler er skabt af skaberen, fordi man havde behov for at kunne finde arkivalierne på forskellige måder. Enkelte søgemidler er dog skabt af arkiverne. Det kan fx være hvis de oprindelige søgemidler er gået tabt.
Nogen arkiver har registreret hvilke arkivalier, der er søgemidler til andre arkivalier og omvendt.
Tilgængelighedsfrister
Arkivloven fastsætter forskellige tilgængelighedsfrister, dvs. frister for hvornår arkivalier er frit tilgængelige for alle, der ønsker at se dem.
Arkivalier er almindeligvis frit tilgængelige efter 20 år.
Arkivalier, der indeholder oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold er dog først frit tilgængelig efter 75 år for at beskytte privatlivets fred. Private forhold er bla. oplysninger om økonomiske, helbredsmæssige, religiøse, seksuelle og politiske forhold.
Man kan søge om tilladelse til at se arkivalier, der er omfattet af tilgængelighedsfrister. Ansøgningen rettes det kommunearkiv, der har arkivalierne.