Under 8. juli 1853 havde magistraten bestemt, at byggesager vedrørende bygninger udenfor stadens porte fremtidig skulde ske ved at brandkommissionen bedømte ansøgninger og tegninger.
For at undgå vidtløftighed bestemtes det, at brandmajoren og stadsbygmesteren skulde indstille sagerne til brandkommissionen, hvorefter brandkommissionens sekretariat formulere en skrivelse til ansøgeren og genpart til brandmajoren og stadsbygmesteren med dato in blanco.
Brandkommissionen tilstillede dernæst magistraten sagerne - ansøgning og tegning med den forlangte betænkning for hver sag særskilt.
Magistraten sendte tegningerne tilbage til brandkommissionen med anmærkningen ´Approberes´, uden at gentage betænkningens betingelser for byggeriets udførelse. Brandkommissionens sekretariat kunde slutteligt påtegne tegningerne "fremlagt i brandkommissionen" og datoen.
Denne dato blev tilføjet på brandkommissionens skrivelse, indbefattet betingelserne for arbejdets udførelse, til ansøgeren og en genpart af skrivelsen blev sendt til brandmajoren og stadsbygmesteren.
Protokollerne indeholder kopier af brandmajorens og stadsbygmesterens indstillinger om byggesager til brandkommissionen med betingelser for udførelsen af arbejderne.
