Borgerrepræsentationens sekretariat

Arkivalier se Borgerrepræsentationen.
1998 Under Økonomiforvaltningen.

[Kommunalkalender 1974, s. 52-53] Borgerrepræsentationens sekretariat.
Den nuværende ordning af borgerrepræsentationens sekretariatsforhold hviler på borgerrepræsentationens beslutninger af 24. marts 1902 og 20. juni 1918 samt på enkelte spredte bestemmelser i borgerrepræsentationens forretningsorden af 15. marts 1897 med ændringer af 29. marts 1909, 25. marts 1912, 23. marts 1914, 31. maj 1917, 23. april 1936, 24. marts 1938, 19. febr. 1948 og 12. marts 1953.
I h. t. disse bestemmelser påhviler det sekretariatschefen at bistå formanden ved tilrettelæggelsen af dagsordenen for møder i borgerrepræsentationen og ved afstemninger under disse samt at føre protokollen ved forsamlingens møder. Han skal dernæst udenfor møderne lede forretningsgangen vedr. borgerrepræsentationen og sørge for sagernes behørige ekspedition i overensstemmelse med forsamlingens beslutninger. Fremdeles fører han protokollen over afgørelserne, der træffes af det stående udvalg og drager omsorg for den fornødne bekendtgørelse af disse afgørelser. Endvidere forestår han bekendtgørelsen af beretningerne fra borgerrepræsentationens forhandlinger.
Sekretariatschefen skal, når det ønskes af formanden for vedkommende af borgerrepræsentationen nedsatte udvalg, deltage i udvalgsmøderne og være formanden behjælpelig med affattelsen af udvalgets betænkning. Sekretariatet varetager derhos sekretariatsforretningerne for disse udvalg samt inden for sagsområder, der varetages af borgerrepræsentationens formand, eller som undergives drøftelse i borgerrepræsentationens præsidium, ligesom sekretariatet behandler eller deltager i behandlingen af forskellige sager af juridisk og forfatningsmæssig karakter.
Endvidere bistår sekretariatet efter anmodning medlemmerne af borgerrepræsentationen med hensyn til fremskaffelse af sådanne oplysninger, som disse måtte have brug for ved varetagelsen af deres medlemsskab af forsamlingen.
Endelig ekspederes gennem sekretariatet sager vedrørende de under borgerrepræsentationen ansatte tjenestemænd m. v.

Fra 1998:
Borgerrepræsentationens Sekretariat varetager sekretariatsopgaver for Borgerrepræsentationen og Økonomiudvalget. Sekretariatet betjener også overborgmesteren som formand for Borgerrepræsentationen og Økonomiudvalget, ligesom der også ydes hjælp, generel juridisk rådgivning og vejledning til de øvrige medlemmer af Borgerrepræsentationen.

Medlemssekretærerne, som er tilknyttet de enkelte politiske grupper, er en del af Sekretariatet. Som led i betjeningen af Borgerrepræsentationen og Økonomiudvalget planlægger sekretariatet studierejser, seminarer og fællesmøder.

Sekretariatet fører endvidere det daglige tilsyn med overholdelse af kommunens IT-sikkerhedsbestemmelser og koordinerer IT-sikkerhedsarbejdet samt rådgiver kommunens medarbejdere om forhold vedrørende persondataloven og IT-sikkerhed. Sekretariatet varetager den overordnede koordination af Kommunens Beredskab.